AMLR 2027: Die Mandatsakte über die Aufnahme hinausdenken.

Den Übergang sauber einordnen

Die EU-Geldwäscheverordnung (EU) 2024/1624 gilt grundsätzlich ab dem 10. Juli 2027. Artikel 90 sieht Ausnahmen für bestimmte Verpflichtetengruppen vor. Der Termin ist ein Anlass, das eigene Vorgehen zu überprüfen; die bestehenden Pflichten verschwinden bis dahin nicht. Rechtsgrundlage: Artikel 90 AMLR.

Bereits § 10 GwG verbindet die Aufnahme einer Geschäftsbeziehung mit ihrer kontinuierlichen Überwachung und einer risikoorientierten Aktualisierung der Unterlagen. Die praktische Frage lautet deshalb: Wie gelangt eine neue Information in die Akte und anschließend zu der Person, die sie beurteilen soll? Zum bestehenden § 10 GwG.

Eine Änderung braucht einen Arbeitsablauf

Ein Beteiligungswechsel kann zuerst im Mandatsteam bekannt werden. Eine andere Person bearbeitet die Stammdaten; wieder eine andere verantwortet den fachlichen Review. Bleibt die Information nur in einer E-Mail, ist später schwer zu erkennen, was bereits berücksichtigt wurde.

Für einen nachvollziehbaren Ablauf würden wir vier Dinge zusammenführen: den betroffenen Stammsatz, die neue Information samt Quelle, die offene Arbeitsfrage und die Zuständigkeit. Ein Bearbeitungsstand sollte dabei sagen, welche Arbeit erledigt ist. „Dokument vorhanden“ und „Inhalt beurteilt“ sind zwei verschiedene Aussagen.

Den Bestand nach einer begründeten Reihenfolge bearbeiten

Für die Vorbereitung hilft eine Bestandsübersicht mit drei Angaben: vorhandene Grundlage, offener Prüfbedarf und zuständige Rolle. Ein Mandat mit einer ungeklärten Beteiligungsänderung stellt eine andere Aufgabe als eine vollständig dokumentierte, unveränderte Beziehung. Die Reihenfolge der Bearbeitung sollte deshalb begründet werden können.

Die Fachliteratur zur kontinuierlichen Überwachung betrachtet sowohl wiederkehrende Aktualisierungen als auch neue Anlässe. Daraus lässt sich eine praktische Trennung ableiten: Ein Termin organisiert die nächste planmäßige Sichtung; eine neue Information wird bei Eingang auf ihre Bedeutung geprüft. Ein späterer Termin darf den aktuellen Hinweis im Arbeitsstand nicht verdecken.

Ein überprüfbares Vorbereitungsergebnis wäre eine Liste von Bestandsgruppen mit Auswahlkriterien, Quellenlücken und vereinbarten Verantwortlichkeiten. Künftige Anforderungen und der geltende Prüfmaßstab erhalten dabei jeweils ihren Rechtsstand. So bleiben Annahmen aus einem Umsetzungsprojekt von bereits verbindlichen Vorgaben unterscheidbar. Der Beitrag zur Mandantenaktualisierung zeigt den einzelnen Änderungsfall.

Arbeitsblatt: sechs Fragen an Ihren Bestand

1. Welche Mandatstypen und Tätigkeiten sollen zuerst betrachtet werden?
2. Wer erhält neue Informationen und wer pflegt den zugehörigen Stammsatz?
3. Welche Änderungen lösen bei Ihnen eine erneute fachliche Prüfung aus?
4. Wo werden Quelle, Datum und noch fehlende Angaben festgehalten?
5. Wer entscheidet über das weitere Vorgehen und dokumentiert die Begründung?
6. Woran erkennen Sie, dass der vereinbarte Prüfschritt tatsächlich abgeschlossen ist?

Halten Sie je Prozess geltende Vorgabe, erwartete AMLR-Anpassung und den jeweiligen Quellen- und Rechtsstand getrennt fest. Am Ende steht ein erster Umsetzungspunkt: betroffene Bestandsgruppe, fehlende Grundlage, zuständige Rolle und ein Kriterium für den Abschluss. Die Antworten unterstützen Ihre Prozessarbeit; Verpflichtetenstellung und vollständige AMLR-Umsetzung benötigen eine eigene Einordnung.

Mit einem Bestandsprozess beginnen

Für einen GECO-Piloten lässt sich ein klar umrissener Vorgang auswählen: etwa eine Beteiligungsänderung bei einem bestehenden Mandanten. An einem fiktiven oder abgestimmten Beispiel erprobt das Team, wie Stammdaten, Nachweis, Rückfrage und Prüfnotiz zusammenkommen.

Automatisierte Änderungsüberwachung, Registeranbindungen oder Benachrichtigungen benötigen eine eigene Vereinbarung über Datenquellen und Funktionen. Die Website-Demo zeigt die lokale Bearbeitung einer Akte. Sie ist ein Einstieg in das Gespräch über Ihren tatsächlichen Arbeitsablauf.