Screening einordnen
Ein begründeter Prüfvermerk je Hinweis: mit Quelle, verbleibender Unsicherheit und dem nächsten Arbeitsschritt.
Beispiel bearbeitenSteuerberatung & Wirtschaftsprüfung · GECO im Pilotbetrieb
Mandanten bleiben. Ihre Angaben verändern sich.
Mandanten bleiben, Geschäftsführung und Beteiligungen verändern sich. Für Steuerberatung und Wirtschaftsprüfung erproben wir in GECO einen Bestandsprozess, der neue Angaben mit Quellen und Zuständigkeiten verbindet.
Aus Ihrem Arbeitsalltag
Wie bleibt die Mandantenakte im laufenden Geschäft verständlich?
Ein Wechsel in der Geschäftsführung, neue Beteiligte oder eine veränderte Geschäftstätigkeit wirken sich auf den Arbeitsstand aus. Informationen liegen oft zuerst bei unterschiedlichen Personen. Für die weitere Bearbeitung braucht das Team eine gemeinsame Zuordnung und einen klaren Anlass zur Prüfung.
Steuerberater und Wirtschaftsprüfer gehören zu den in § 2 Abs. 1 Nr. 12 GwG genannten Verpflichteten. Für die kontinuierliche Überwachung und risikoorientierte Aktualisierung ist insbesondere § 10 GwG relevant.
Rechtsgrundlage: § 10 GwGDie Arbeit zwischen den Rollen.
Ein möglicher Ablauf für Ihren Piloten.
MandatsteamCompliance-VerantwortlicheFachlicher Review
| Arbeitsschritt | Grundlage | Gewünschtes Ergebnis |
|---|---|---|
| Bestand zuordnen | Mandant, verbundene Gesellschaften und Zuständigkeit | Eine erkennbare Aktenstruktur |
| Änderung erfassen | Neuer Nachweis oder Hinweis aus der laufenden Arbeit | Ein konkreter Anlass zur erneuten Prüfung |
| Rückfrage bearbeiten | Fehlende Angaben, Quelle und Ansprechpartner | Ein nachvollziehbarer Bearbeitungsstand |
| Ergebnis dokumentieren | Prüfnotiz, Beurteilung und weiterer Handlungsbedarf | Ein verständlicher Übergang im Team |
Fiktiver Arbeitsfall
Beispiel: Beteiligungswechsel im Bestandsmandat
Das Mandatsteam erhält eine neue Gesellschafterliste. Statt die Datei nur abzulegen, wird festgehalten, welche Beziehung sich geändert hat und welche Angaben noch zu bestätigen sind. Die Prüfung bleibt einem Verantwortlichen zugeordnet.
Was wir gemeinsam erproben.
Ein möglicher Pilotabschluss: ein dokumentierter Änderungsfall, der den bisherigen Stand, den Abgleich und die noch benötigte Rückfrage für das nächste Teammitglied erhält.
Ansatzpunkte im Modul
- Gemeinsame Stammdaten für Mandant und Beteiligte
- Unterlagen und Prüfnotizen im Zusammenhang
- Bearbeitungsstände für den fachlichen Austausch
Im Piloten ausdrücklich vereinbaren
- Umfang eines möglichen Bestandsimports
- Anlässe und Zuständigkeiten für Aktualisierungen
- Zusammenspiel mit Kanzlei- und Dokumentensystemen
Der vereinbarte Leistungsumfang ist maßgeblich. Produktdemos zeigen fiktive Beispiele; Datenanbindungen und zusätzliche Automatisierung werden gesondert festgelegt.
Die Arbeit im Detail
Ein Vorgang zum Durcharbeiten.
Vorgefüllte, fiktive Unterlagen. Eine eigene Einordnung. Ein Arbeitsstand zum Mitnehmen.
Mandanten aktualisieren
Eine Änderungsliste, in der Quellenstand, offene Rückfrage und verantwortete Bearbeitung getrennt erkennbar sind.
Beispiel bearbeitenWas ist für Steuerberatung und Wirtschaftsprüfung besonders relevant?
Der laufende Mandantenbestand macht Veränderungen und Aktualisierung zu einer eigenen Aufgabe. Eine neue Geschäftsführung oder Beteiligungsstruktur sollte als Prüfungsanlass erkennbar bleiben. Die einschlägigen Berufsgruppen nennt § 2 Abs. 1 Nr. 12 GwG.
Bestandsmandate strukturierenKann ein Pilot auch die laufende Mandantenprüfung behandeln?
Ja. Wir können einen Bestandsprozess als Pilotgegenstand vereinbaren. Dabei klären wir Änderungsanlässe, Zuständigkeiten, Datenquellen und die benötigten Funktionen. Automatische Überwachung oder feste Registeranbindungen werden dadurch nicht pauschal zugesagt.
Mandantenänderungen nachvollziehenKönnen wir vorhandene Daten und Systeme einbeziehen?
Das ist ein Punkt für die Pilotplanung. Wir prüfen Formate, Datenqualität, Zuordnungsschlüssel und erforderliche Schnittstellen. Ein CSV-Bestand oder Beispielexport kann die Abstimmung erleichtern. Eine bestimmte Drittsystem-Anbindung ist erst Bestandteil des Angebots, wenn sie ausdrücklich vereinbart wurde.
Datenlage im Pilotbrief beschreibenGibt es bereits E-Learning und ein vollständiges GRC-System?
E-Learning, Risikomanagement und weitere Compliance-Module sind als Ausbau geplant. Aktuell stehen die Piloten für GECO und GECO2 im Vordergrund. Fachliche Einführung und begleitende Abstimmungen können im konkreten Pilotumfang vereinbart werden.
Ausbaurichtung der PlattformGECO & GECO2 · aktuell im Pilotbetrieb
Pilotbrief vorbereitenMit Ihrer Arbeitsfrage beginnen.
Ein klar umrissener Vorgang ist der beste Ausgangspunkt für ein gemeinsames Pilotgespräch.