Der Name passt. Die Person möglicherweise nicht. Ein Screening-Hinweis braucht deshalb einen Merkmalsabgleich, eine beschriebene Quelle und eine eigene fachliche Bewertung. Das Ziel ist ein Prüfvermerk, aus dem auch die nächste Person den Befund und die offene Frage versteht.
Drei Hinweise, drei Prüfaufgaben
PEP-Hinweise, Sanktionshinweise und Medienberichte können dieselbe Person betreffen. Ihre Bedeutung entsteht jedoch aus unterschiedlichen Grundlagen. Ein PEP-Hinweis betrifft eine öffentliche Funktion oder eine relevante Beziehung zu einer solchen Person. Bei den in § 15 Abs. 3 Nr. 1 GwG genannten Konstellationen sieht das Gesetz verstärkte Sorgfaltspflichten vor. Aus dem Status selbst folgt kein Vorwurf eines Fehlverhaltens. § 15 GwG.
Ein Sanktionshinweis verlangt die Prüfung der einschlägigen Regelung und der betroffenen Person, Organisation oder Verbindung. Finanzsanktionen können etwa Verfügungs- und Bereitstellungsverbote enthalten. Die rechtliche Wirkung ergibt sich aus dem jeweiligen Rechtsakt. Die Bundesbank erläutert diese Grundlagen und stellt Informationen zu den einzelnen Sanktionsregimen bereit. Informationen der Deutschen Bundesbank.
Ein Medienbericht liefert zunächst eine veröffentlichte Aussage. Für die Akte interessieren Autor, Datum, Primärquelle, Sachverhalt und Bezug zum Mandat. Ein berichteter Verdacht, eine behördliche Maßnahme und ein rechtskräftiges Urteil benötigen jeweils eine präzise Beschreibung. Diese Unterschiede sollten bereits bei der Erfassung erhalten bleiben.
Vom Treffer zum begründeten Bearbeitungsstand
Der erste Schritt ist die Identitätsklärung. Das Team vergleicht verfügbare Merkmale wie Geburtsdatum, Ort, Funktion, Registerkennung oder verbundene Gesellschaften. Dabei gehört auch in die Notiz, welche Merkmale fehlen. Eine hohe Ähnlichkeit des Namens beschreibt die Suchübereinstimmung; die verantwortliche Person muss beurteilen, ob die Grundlage für eine Zuordnung ausreicht.
| Schritt | Arbeitsfrage | Ergebnis in der Akte |
|---|---|---|
| Zuordnung | Welche Merkmale verbinden den Hinweis mit unserem Beteiligten? | Verglichene Merkmale und verbleibende Unsicherheit |
| Quelle | Welcher Eintrag oder Bericht liegt tatsächlich vor? | Fundstelle, Stand, Abrufdatum und Hinweisart |
| Kontext | Welche Rolle hat die Person im Vorgang? | Verbindung zur Gesellschaft oder Transaktion |
| Bearbeitung | Welche fachliche Entscheidung ist erforderlich? | Begründung, Zuständigkeit und nächste Handlung |
Im zweiten Schritt folgt die inhaltliche Bewertung innerhalb der passenden Zuständigkeit. Eine Kanzlei kann dafür unterschiedliche fachliche Ansprechpartner benötigen. Die Literatur zu Geldwäsche- und Sanktions-Compliance zeigt gerade an solchen Übergaben, weshalb gemeinsame Informationen und klar benannte Prüfaufträge zusammengehören. Eine Akte kann mehrere Prüfungen verbinden, ohne deren Maßstäbe zu vermischen.
Eine Geschäftsführerin trägt denselben Namen wie eine Person in einem Sanktionsdatensatz. Der Datensatz enthält ein anderes Geburtsjahr, aber keine eindeutige Kennung. Zusätzlich nennt ein Presseartikel eine frühere Tätigkeit bei einer staatlichen Gesellschaft. Das Team hält die abweichenden Identitätsmerkmale fest und prüft die zweite Information gesondert. Die eine Klärung erledigt die andere Frage nicht automatisch.
Auch ein ausgeschlossener Treffer braucht einen verständlichen Grund. „Andere Person; Geburtsdatum und Tätigkeitsort stimmen nicht überein“ ist später prüfbar. „Unkritisch“ lässt offen, was tatsächlich untersucht wurde. Bei fehlender Grundlage sollte der Bearbeitungsstand die nächste benötigte Information nennen.
Das Ergebnis gilt für einen beschriebenen Suchstand
Eine Suche hat einen Umfang: verwendete Datenquelle, Suchbegriffe, einbezogene Personen und Zeitpunkt. Ein Ergebnis ohne Treffer lässt sich nur innerhalb dieses Umfangs lesen. Für die Dokumentation empfiehlt sich daher ein kurzer Suchvermerk mit dem verfügbaren Quellenstand und erkennbaren Einschränkungen. Eine spätere Änderung der Beteiligten oder eine neue Information kann eine weitere Bearbeitung auslösen.
Ein gemeinsamer Abschlussvermerk sollte erkennen lassen, welche Treffer zugeordnet, welche begründet ausgeschlossen und welche zur weiteren Prüfung übergeben wurden. Die Anzahl erledigter Hinweise beschreibt den Arbeitsfortschritt. Ob ein Mandat fortgeführt werden kann oder eine weitere Handlung erforderlich ist, bleibt eine eigene fachliche Entscheidung.
Arbeitsblatt: einen Treffer nachvollziehbar einordnen
- Beteiligten, Rolle im Vorgang und Suchanlass benennen.
- Quelle, Suchbegriffe, Quellenstand und Abrufdatum festhalten.
- PEP-, Sanktions- oder Medienhinweis zutreffend kennzeichnen.
- Übereinstimmende, abweichende und fehlende Identitätsmerkmale dokumentieren.
- Bewertung mit einer konkreten Grundlage begründen.
- Offene fachliche Frage, zuständige Person und nächste Handlung festlegen.
- Den Abschluss auf den tatsächlich geprüften Umfang beziehen.
Ein Suchergebnis ohne Treffer gilt für den dokumentierten Suchumfang; es ist keine Aussage über die Abwesenheit sämtlicher Risiken. Das Arbeitsergebnis ist ein kurzer, belegbarer Prüfvermerk mit Suchumfang, Zuordnung, Begründung und offener Folgefrage. Eine zweite Person sollte daraus den Hinweis, die Zuordnung und den verbleibenden Handlungsbedarf verstehen können.
Den Übergang im Team erproben
Die Anwendung zur Screening-Einordnung zeigt die Bearbeitung fiktiver Hinweise. Sie unterstützt das Gespräch darüber, welche Angaben Ihr Team für einen Review benötigt. Die Website führt keine Live-Abfrage durch.
Für einen GECO-Piloten vereinbaren wir Quellen, Nutzungsrechte, Abfrageumfang und die benötigten Bearbeitungsschritte. Ein überprüfbares Ziel wäre, einen abgestimmten Beispielsatz so zu bearbeiten, dass Zuordnung, Begründung und offene Übergaben für die fachlich verantwortliche Person vollständig nachvollziehbar sind.
Quellen & Einordnung
Literatur, die in die thematische Recherche eingeflossen ist:
- Cappel/Ostermeier: Geldwäsche- und Sanktions-Compliance im Wandel: Von parallelen zu integrierten Regelungssystemen?, CCZ 2025, 313.
Eigene redaktionelle Einordnung und praktische Arbeitshilfe von kaner.it. Die genannten Publikationen dienen als weiterführende Literatur. Rechtsgrundlagen sind, soweit im Beitrag verwendet, direkt verlinkt.
Allgemeine Orientierung zum angegebenen Stand. Die konkrete rechtliche und fachliche Einordnung Ihres Falls sowie der vereinbarte Pilotumfang bleiben gesondert zu prüfen.